Como melhorar sua produtividade usando metodologias ágeis

Não existe fórmula mágica para aumentar sua produtividade e de sua equipe, mas é possível aplicar métodos que garantem uma entrega rápida e de alta qualidade

Produtividade pode ser, ao mesmo tempo, a grande heroína e a grande vilã de uma equipe. Quando ela está lá, em todos os membros, em todas as etapas, temos um mundo ideal no qual tudo funciona perfeitamente, com agilidade e usando o mínimo de tempo e recursos possíveis. Por outro lado, sem a tal da produtividade não conseguimos finalizar nossa lista de tarefas, atrasos são gerados, clientes ficam frustrados e a rotina de trabalho é constantemente apagar incêndios.

O assunto é de tamanha relevância que existem 15 milhões de resultados na busca do Google sobre “como aumentar a produtividade”. As fórmulas para “vencer a procrastinação” e ter uma “produtividade épica” são as mais variadas e as soluções são oferecidas em 5 ou 27 passos. Dessa forma, parece impossível vencer qualquer coisa e muito menos conseguir um resultado épico.

Profissionais da área de desenvolvimento de software debatem essa questão há algumas décadas e foi assim que, em 2011, depois de uma reunião em Utah, no EUA, dezessete desses profissionais escreveram o Manifesto Ágil, como resultado de um consenso a respeito de práticas leves e ágeis em desenvolvimento de software.

O Manifesto aborda quatro importantes paradigmas que permitem lançar no mercado produtos com mais rapidez e níveis altos de satisfação dos clientes:

  • Indivíduos e interação entre eles > processos e ferramentas;
  • Software executável > documentação extensa;
  • Colaboração com e do cliente > negociação de contratos;
  • Responder rapidamente a mudanças > seguir planos engessados.

O surgimento do manifesto deu origem também às Metodologias Ágeis, ou seja, novas práticas de gerenciamento e desenvolvimento de projetos que englobam os pilares do manifesto: trabalho em equipe, autogerenciamento, intensa comunicação, foco no cliente e uma entrega rápida e de alta qualidade.

Apesar de terem surgido na área de desenvolvimento de software, as Metodologias Ágeis podem hoje ser aplicadas em qualquer tipo de projeto, sem necessariamente precisarem ser da área de tecnologia. E são uma eficiente alternativa aos métodos tradicionais de gerenciamento.

Um bom exemplo de gerenciamento usando Metodologia Ágeis é a empresa de streaming Spotify. Em 2014, a empresa lançou dois vídeos (parte 1 e parte 2) que destrincham de forma animada e descontraída sua “cultura de engenharia”. As equipes são divididas em “squads” autossuficientes e que se auto gerenciam, mas sem deixar de levar em conta o objetivo macro da empresa. É uma excelente forma de visualizar como trabalham equipes que fazem uso de Metodologias Ágeis e de que forma elas podem ser aplicadas.

Existem diferentes métodos ágeis e o mais popular deles é o Scrum – tanto que muitas pessoas acreditam que essas duas coisas são uma só. Também existe o Kaban, XP, ASD, FDD e assim por diante. No entanto, por enquanto, focaremos somente no Scrum.

Esse método trabalha com chamados “sprints”, que são janelas de tempo, geralmente entre 2 semanas e um mês, para finalizar ações e passos do projeto. Dentro da rotina desse método, o processo é constantemente acompanhado e avaliado, e reuniões diárias de até 15 minutos acontecem para replanejar o que for necessário.

Três papéis são importantes nesse método: o Scrum Master, o Time de Desenvolvimento e o Product Owner, e se estamos falando de produtividade, é para este último que daremos mais destaque nesse artigo.

Como o próprio nome indica, Product Owner significa “Dono do Projeto”, mas o que isso quer dizer? Quer dizer que a pessoa que desempenha este papel é a ponte entre a equipe de desenvolvimento e o cliente. É o ponto central de um projeto ágil e é quem garante a produtividade da equipe.

Durante o desenvolvimento de um produto, ele fará o gerenciamento da lista de tarefas e dos sprints, definindo as prioridades e as exigências do produto final, realizado testes para verificar constantemente se os critérios de qualidade estão sendo atingidos e, assim, garantindo que a solução adequada será desenvolvida e entregue.

Ao mesmo tempo, precisa estar ciente das estratégias e prioridades da organização para não se afastar dos interesses tanto de investidores quanto de clientes. É por ter a habilidade de fazer esse meio de campo e agir como porta-voz que suas decisões são respeitadas por todos.

A responsabilidade do Product Owner não pode ser compartilhada dentro de um time Agile. Por ser uma função que exige que se defenda o propósito e os interesses econômicos da empresa, que garanta que as necessidades dos clientes são atendidas e se concilie com as habilidades da própria equipe, existe uma lista específica de habilidades, porém uma comunicação efetiva e negociação eficaz certamente merecem destaque.

É importante não confundir Project Owner com Project Manager, o primeiro está totalmente focado na entrega do produto de sua responsabilidade, enquanto o segundo pode gerenciar mais de uma equipe e contribuir para mais de um produto. Por isso, suas atribuições e responsabilidades acabam sendo diferentes. O Dono do Projeto está muito mais próximo da rotina de desenvolvimento do que o Gerente de Projetos.

Por fim, não existe uma fórmula mágica para aumentar a produtividade de uma equipe ou até de uma empresa, mas sair de formatos tradicionais e fluxos engessados pode melhorá-la significativamente. É preciso mudar a cultura e mindsetpara começar a fazer testes sistematicamente, aceitar os erros como aprendizado e encontrar a metodologia, ou uma combinação delas, que faça mais sentido para seu produto, sua equipe ou sua empresa.

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